De zorgsector is – net als vele andere branches – continu aan het doorontwikkelen. Steeds vaker staan zorgverleners voor de keuze tussen traditionele papieren zorgdossiers en moderne digitale systemen. Waar papieren dossiers jarenlang de norm waren vanwege de eenvoud ervan, biedt een digitaal zorgdossier, zoals een ECD, verschillende voordelen op het gebied van toegankelijkheid, efficiëntie en veiligheid. Welke optie past het best bij de manier waarop we vandaag de dag zorg vormgeven?
Het verschil tussen traditionele papieren dossiers en een cliëntvolgsysteem
Jarenlang hebben professionals in de zorg gewerkt met papieren zorgdossiers. Ze zijn eenvoudig in gebruik, vereisen geen speciale training of technologie en zijn ideaal voor snelle aantekeningen. Het gebruik van papieren dossiers is echter niet zonder nadelen:
- Risico op verlies: papieren dossiers en notities kunnen relatief makkelijk verloren gaan of beschadigd raken door bijvoorbeeld brand of water.
- Beperkte toegankelijkheid: er kan slechts één persoon tegelijk het dossier inzien, wat gevolgen heeft voor de samenwerking tussen zorgverleners.
- Moeilijk te delen: om informatie te delen met collega’s en andere belanghebbenden, moet het dossier fysiek worden overgedragen, wat extra tijd kost.
Met een cliëntvolgsysteem, zoals een elektronisch cliëntendossier (ECD), kun je de beperkingen van papieren dossiers ondervangen. Een ECD slaat gegevens digitaal op, waardoor ze voor meerdere mensen tegelijkertijd toegankelijk zijn en de informatie makkelijk deelbaar is. Voordelen van digitale zorgdossiers zijn:
- Efficiëntie: cliëntgegevens kunnen snel worden geraadpleegd en bijgewerkt door meerdere zorgverleners tegelijk, ongeacht hun locatie.
- Veiligheid: de gegevens worden opgeslagen in beveiligde systemen met back-up opties, waardoor ze minder vatbaar zijn voor verlies of schade.
- Integratie: een ECD kan verschillende soorten gegevens integreren, zoals medische geschiedenis, medicatie en dagelijkse zorgnotities. Hierdoor hebben hulpverleners eenvoudig alles bij de hand.
Het digitaliseren van de zorgadministratie en -rapportages bevordert niet alleen een naadloze workflow, maar verbetert ook de nauwkeurigheid van de informatie. Gevolg: zorgmedewerkers hebben meer tijd voor wat écht belangrijk is, namelijk het bieden van optimale zorg aan de cliënt.
Digitaal rapporteren, hoe zit het met privacy en beveiliging?
De bescherming van privacy en gegevensbeveiliging is essentieel voor het gebruik van een ECD. Protocollen omtrent het versleutelen van verschillende soorten data zorgen ervoor dat alle cliëntgegevens veilig worden opgeslagen en overgedragen. Middels toegangscontroles wordt erop toegezien dat alleen geautoriseerde zorgverleners toegang hebben tot specifieke informatie.
Daarnaast moeten cliëntvolgsystemen voldoen aan strikte nalevingsnormen en regelgeving op het gebied van gegevensbescherming in de gezondheidszorg. Door diverse beveiligingsmaatregelen toe te passen, wordt de vertrouwelijkheid van de data gegarandeerd, zodat bevoegde zorgverleners hun elektronische rapportages zonder zorgen kunnen opstellen.
Digitaliseren in de toekomst
Gezien de vele voordelen van een cliëntvolgsysteem ten opzichte van traditionele papieren dossiers, kunnen we concluderen dat de toekomst ligt in digitalisering. Een digitaal dossier zorgt voor een betere efficiëntie, is voor meerdere hulpverleners tegelijk toegankelijk en biedt een betere beveiliging van gevoelige informatie.
Hoewel voor de overstap naar digitale systemen enige aanpassing nodig is, wegen de voordelen op tegen de nadelen. Als zorginstelling is het dan ook aan te raden om te investeren in een ECD, zodat je klaar bent voor de nieuwe manier van zorgen.
